Não ter tempo para fazer sequer a metade das coisas que precisa ou gostaria é uma reclamação cada vez mais comum entre os profissionais, principalmente entre os executivos. No mundo atual, onde é preciso ser ágil na tomada de decisões e obter resultados a curto prazo, um número cada vez maior de pessoas reclama da sobrecarga de trabalho e de correr contra o tempo.
Para tentar aliviar a situação, O Globo Online ouviu os conselhos dos especialistas sobre como o profissional pode aproveitar melhor o tempo e organizar a agenda de compromissos, aumentar a produtividade e ter melhor qualidade de vida.
- É muito fácil ser desorganizado se o profissional não tem conhecimento de todas as suas tarefas, diz o gerente de Serviços Temporários da Personal Service, Humberto Alves.
Para ele, é essencial ter noção de todas as obrigações e também de todas as solicitações que, de alguma maneira, dependem da ação direta do profissional.
André Moraes, da Talento e Profissão, elege a falta de foco e o fato de não saber priorizar o que é mais importante como fatores que levam o profissional a se tornar desorganizado. Já na opinião de Maura Cruz Xerfan, consultora de Marketing Pessoal, a ansiedade é o principal fator que leva o profissional a perder tempo com suas obrigações.
- Quando ela existe em excesso, o profissional torna-se estressado, com a visão deturpada de suas tarefas e incapacitado de realizá-las de forma correta - diz Maura.
Os especialistas enfatizam que o profissional deve ter em mente que o relógio não é um inimigo, podendo, na maioria das vezes, ser um ótimo aliado, e que organização é o segredo de aproveitar melhor o tempo.
- Para isso, é importante ter disciplina pessoal, saber o que deve ser prioridade, definir seus horários e saber a que horas começa e termina seu dia de trabalho - afirma Humberto.
Aliviar a memória também ajuda, completa Maura. Fazer uma lista de afazeres em uma agenda, palmtop, iphone, ou de qualquer outra forma, sempre ajuda a ganhar tempo. Atualmente, existe todo um aparato tecnológico para agendar compromissos.
- Deixar essa tarefa com a mente é coisa do passado - ressalta a consultora. - O ideal é deixar a mente livre para decisões estratégicas. Driblando a sobrecarga de trabalho
Reclamar da sobrecarga de trabalho é pura perda de tempo e passar minutos ou horas - importantes para resolver alguma tarefa - pensando em tudo o que se para fazer não ajudará em nada. Primeiramente, o profissional não deve permitir esta sobrecarga.
- Se acha que é demais, não deve fazer. Até porque a chance de não fazer direito é muito grande - aconselha o gerente da Personal Service.
Além disso, acrescenta Maura, muitas vezes é humanamente impossível fazer tudo sozinho. Os consultores concordam que uma boa solução para o problema é o profissional redistribuir suas tarefas entre os colegas que tenham capacidade para cumpri-las. Caso ocupe algum cargo de chefia, ele deve delegar tarefas para a equipe e manter o controle de todo o processo. Ao delegar as funções, o profissional deve se concentrar nos resultados, e não apenas no processo. Também é importante estar aberto a sugestões, pois as pessoas resolvem os mesmos problemas de forma diferente.
- Sabendo administrar, é difícil ficar sobrecarregado - acrescenta Humberto.
A consultora de Marketing Pessoal, Maura Xerfan, dá um lembrete: é importante, sempre, manter o bom humor.
- Afinal de contas, ele é um forte aliado da carreira - diz. Projetos pessoais
Na correria do dia-a-dia e no afã de cumprir com os compromissos profissionais e mostrar que é capaz - para a chefia, os colegas e a si mesmo -, as pessoas estão deixando de lado os projetos pessoais, o chopinho com os amigos e os momentos de lazer com a família. Para o gerente da Personal Service, por mais atarefada que uma pessoa seja, não deve abandonar de maneira nenhuma seus projetos pessoais. Para priorizar o tempo, e poder conciliar trabalho e vida pessoal, Humberto Alves enfatiza que é preciso identificar o que é necessário e o que não é; eleger suas prioridades. Feito isso, é mais fácil fazer o que é realmente importante.
- É essencial ter a sabedoria para classificar corretamente o que se tem a fazer. Se você definir suas prioridades, seus horários e compromissos, é possível gerenciar bem o seu dia - acrescenta.
A família e os amigos também não podem ser deixados de lado. Eles devem fazer parte do seu tempo livre, mas, segundo o consultor, não adianta estar com a família e ficar recebendo ligações ou trabalhando no computador em casa.
- Se estiver com eles, não trabalhe. Mesmo que seja por pouco tempo - aconselha Humberto.
Maura Xerfan ressalta que, como o tempo com a família está escasso, um bom profissional não deve encurtá-lo ainda mais e sim otimizá-lo. Ou seja, torná-lo intenso no pouco tempo que dura.
- Se a pessoa souber conciliar tudo não há problema algum, porém alguns se esquecem das pessoas importantes e isso é errado - finaliza André Moraes.
2 - Faça seu "to do list" e determine o tempo que irá utilizar em cada atividade
3 - Destaque as prioridades e comece por elas
4 - Considere imprevistos em seus planejamentos
5 - Comece pelas tarefas mais entediantes e desgastantes, pois você está com mais energia
6 - Estabeleça prazos e conte com ajuda da tecnologia para ser "despertado" dos horários importantes
7 - Tudo deve ter horário reservado. Retorno de ligações, e-mails, pausas de café, conversas com a equipe, descansos. Só não estão previstas as emergências (verdadeiras).
8 - Aprenda a dizer não. Nem sempre abraçar o mundo é sinônimo de competência e pode muitas vezes fazer sentir-se fracassado pela sobrecarga e não cumprimento dos prazos.
9 - Termine o que começou. Sempre que interrompe algo, requer mais tempo nos recomeços. Concuir trabalhos iniciados sempre que possível é um mode de evitar o retrabalho.
10 - O stress muitas vezes é gerado pela ansiedade de não ter realizado tudo que planejou, por exemplo. Assim, se você conclui o que começou, diminui a probalidade de entrar neste furacão de emoções de não realização que o (a) conduz à fadiga. Assim, evite deixar para manhã o que pode ser feito hoje.
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